Service intercommunal d’archivage (canton de Neuchâtel)

En partant du constat que la plupart des communes, au contraire des grandes cités urbaines, n’ont pas les compétences au sein de leurs administrations pour gérer une masse d’informations en constant accroissement et de plus en plus multiforme, les communes neuchâteloises de Chézard-Saint-Martin, Corcelles-Cormondrèche et Cortaillod ont décidé de fédérer leurs ressources en 2009 et d'engager un archiviste intercommunal afin d'assurer la bonne gestion de leurs documents et archives[1]^,[2].

Cette collaboration a pris la forme d'une « Convention intercommunale relative à la constitution d’un poste d’archiviste intercommunal » et d'autres communes neuchâteloises s'y sont jointes au fil des années[3].

Durant trois ans, Baptiste de Coulon a été cet archiviste engagé par la Commune de Corcelles-Cormondrèche et mis à disposition des autres communes pour leurs travaux d’archivage. Son taux d’occupation a augmenté au fur et à mesure des adhésions d’autres communes à la Convention et d'autres archivistes se sont joints à lui.

En 2011, les communes membres de la Convention ont décidé d'externaliser la gestion de ce service à l'entreprise privée Docuteam qui gère les archives de plusieurs communes en Suisse[4]^,[3] et c'est ainsi que le Service intercommunal d'archivage (SIAr) a vu le jour le 1er janvier 2012.

Le Service intercommunal d'archivage fournit d'une part des prestations communes à l'ensemble des membres de la Convention, d'autre part des prestations spécifiques à chaque commune membre en fonction de ses besoins et des ressources qu'elle dispose pour l'archivage.

Les tâches mutualisées pour l'ensemble des communes membres consistent à :

• faire de la veille sur l'évolution de l'environnement légal et des pratiques archivistiques (notamment dans un contexte de plus en plus électronique) et diffuser les informations importantes aux membres de la Convention,
• représenter et défendre les intérêts des communes membres auprès des institutions partenaires comme les Archives de l'État de Neuchâtel, les autres services d'archives communales, le service informatique des communes neuchâteloises, les associations professionnelles (notamment l'Association des archivistes suisses),
• harmoniser et concevoir des outils et méthodes d'archivage (plan de classement, outil d'inventaire, règlements) réutilisables dans les autres communes, moyennant quelques adaptations,
• assurer la préservation et la valorisation des patrimoines archivistiques des communes membres de la Convention.

Pour les travaux d'archivage spécifiques à chaque commune, ceux-ci sont menés par les archivistes en fonction des compétences nécessaires et portent essentiellement sur :

• Conseil et suivi en gestion de l’information en soutien aux autorités et aux collaborateurs,
• Archivage intermédiaire des documents (transfert, tri, versement, élimination) en soutien aux services administratif,
• Archivage définitif (tri en détail, description, reconditionnement), prise en charge du service d’archives.

Le SIAr dépend administrativement de la Commune de Corcelles-Cormondrèche.

Depuis 2012, son équipe d'archivistes professionnel·le·s est composée de 4-5 personnes aux compétences variées et employées de la société docuteam[5].