Norme générale et internationale de description archivistique

La norme s'inspire des Règles pour la description des documents d'archives (RDDA) utilisées au Canada depuis 1990, laquelle s'inspire de la International Standard Bibliographic Description (ISBD) utilisée en bibliothéconomie.

La norme ISAD(G) a été publiée officiellement par le Conseil international des archives en 1994. La deuxième édition date de 1999.

L'objectif de la norme ISAD(G) est de permettre la recherche et l'échange d'informations sur le contenu et l'intérêt des fonds d'archives tant entre services d'archives qu'à destination des chercheurs, en assurant la rédaction de descriptions compatibles, pertinentes et explicites, et en permettant l'utilisation de données d'autorités communes pour rendre possible l'intégration de descriptions provenant de différents lieux de conservation.

Elle repose sur trois principes :

• validité du concept de fonds et donc du principe de respect des fonds,
• correspondance entre les niveaux de classement et les niveaux de description,
• liaison hiérarchique des descriptions d'un niveau à l'autre.

Instrument de recherche en archives d'après la norme ISAD(G) (logiciel docuteam webgate)

Elle comporte vingt-six éléments descriptifs dont la combinaison permet de décrire n'importe quelle unité archivistique (fonds d'archives, série organique, sous-série, pièce), mais seuls un petit nombre d'entre eux sont indispensables à toute description.

Partie d'un inventaire d'archives selon la norme ISAD(G) : zone d'identification (logiciel docuteam curator)

Ces éléments sont répartis en sept zones :

1. Identification : c'est la zone la plus importante, car elle comprend la référence (ou cote) de l'unité décrite, l'intitulé (ou titre) qui en résume le contenu, les dates extrêmes, le niveau de description choisi et des indications sur le volume de l'unité décrite (métrage linéaire, nombre de pièces, etc.)
2. Contexte : informations sur l'origine et la conservation de l'unité de description
3. Contenu : informations sur l'objet de l'unité de description et sur son classement
4. Conditions d'accès : informations sur les possibilités d'accès à l'unité de description
5. Sources complémentaires : informations sur les documents ayant un lien significatif avec l'unité de description
6. Notes : informations particulières qui n'ont pu être données dans aucune des autres zones
7. Contrôle de la description : informations précisant comment, quand et par qui la description a été effectuée

Seuls six de ces éléments sont considérés comme obligatoires dans une description archivistique. Il s'agit de la référence (ou cote), l'intitulé (ou titre), le producteur, la ou les dates, l'importance matérielle (ou quantité) et le niveau de description.

ISAD(G) est inspirée des RDDA utilisées au Canada, qui s'appuient elles-mêmes sur les règles de catalogage anglo-américaines utilisées en bibliothèque.

ISAD(G) permet de décrire des unités archivistiques telles que des fonds d'archives ou des documents d'archives (ou pièce selon la terminologie de la norme) et les liens entre les niveaux de descriptions.

En complément à cette norme, le Conseil international des archives a publié d'autres normes permettant de décrire les autorités productrices d'archives (la norme ISAAR(CPF)), les fonctions (la norme ICA-ISDF) et les services d'archives (la norme ICA-ISDIAH).

La norme ISAD(G) a un équivalent encodé en langage informatique XML sous la forme de XML-EAD pour faciliter le partage sur le web.

Une nouvelle norme de description intitulée Records in Contexts (RIC) réunit le contenu des normes ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF et ISDIAH et les principes du web des données pour permettre des descriptions sur la base de triplets RDF.

ISAD(G) ne traite pas de la gestion matérielle, de l'indexation et des règles d'écriture et du vocabulaire. La norme ne définit pas non plus les formats d'éditions.

Certaines directives institutionnelles ou régionales viennent préciser l'utilisation d'ISAD(G).