Données de référence

Les typologies de données de référence sont variables selon les entreprises ou les organisations. Dans une entreprise commerciale, on trouvera généralement les types de données suivants :

• Configuration des produits (description, nom, référence, taille, poids, schéma, traductions, etc) et services ;
• Asset digitaux (données graphiques, patrimoine numérique : picto, logo, image, vidéos, flyers, etc)
• Organisation (unités, filiales, partenaires), et employés ;
• Localisation
• Tiers :
  • Clients ;
  • Fournisseurs ;
• Parc installé en clientèle ;
• Juridiques ;
• Structure des plans comptables & analytiques.

Les données de référence sont en général partagées entre plusieurs applications en même temps. Garantir la pérennité, l’unicité, l’intégrité et la fiabilité de ces données est donc une tâche critique qui fait l’objet d’une discipline de l'informatique : la gestion des données de référence ou MDM (Master Data Management). Le Master Data Management brise les silos et unifie les données de référence au sein d'un modèle de données centralisé.

Les données de référence peuvent être classées de manière hiérarchique (catalogue de produits, plan comptable, découpe géographique en continent, pays et zone géographique) et liées les unes aux autres (produits acceptables pour un client donné, lien entre un fournisseur et une rubrique du schéma comptable, etc.). Il ne faut pas les confondre avec les métadonnées, qui sont des données à propos des données. Chaque Master Data Management peut disposer de sa propre architecture, son propre modèle de donnée en fonction des besoins métier de la société et de son organisation de travail.

Disposer d'une gestion des données de référence dans laquelle ces données sont partagées de façon optimale permet d'augmenter la résilience du système d'information. La gestion des données de référence est considérée comme une des trois briques du système d'information durable[1].

Considérons une application de facturation chez un fournisseur de matériel de bureau. Cette application utilise différents types de données :

• la liste des articles achetés par le client ainsi que la quantité de chaque article. Cette liste varie à chaque commande en fonction de ce dont le client a besoin. Ce sont donc des données qui varient à chaque transaction/opération, donc des données opérationnelles ;
• le nom, l'adresse de facturation/livraison du client, le numéro et la description des articles sont des données qui varient peu avec le temps (l'adresse ne change que quand le client déménage) et qui ne dépendent pas de la transaction (le nom du client sera le même sur toutes ses commandes) qui sont critiques à l'opération de facturation (sans elles, impossible de créer une facture ou de l'envoyer). Elles peuvent être organisées par des relations hiérarchiques (l'adresse se trouve dans une ville, qui se trouve dans une zone géographique, qui se trouve dans un pays, qui se trouve dans un continent) ou liées à d'autres données (liste des articles achetables pour les clients français, mais pas par les clients allemands). Ce sont donc des données de référence.

L'utilisation de ces données de référence est distribuée dans l'entreprise puisque les données de référence sur les produits offerts par l'entreprise sont aussi utilisées par l'application de gestion des stocks et celle de commande (sur Internet par exemple). De même, les données sur les clients sont utilisées par des applications de gestion des contentieux (SAV), de livraison, etc.