Guide des archives départementales

Un guide des Archives départementales est principalement constitué de chapitres présentant synthétiquement chacune des différentes séries - anciennes et modernes - telles que définies par le cadre de classement en vigueur (un chapitre par série) ; série de chapitres précédée et suivie par quelques chapitres de présentation générale, tels que l'histoire du service ou de présentation de certains services tel qu'un service éducatif[1]. Si beaucoup de départements - environ la moitié - sont dépourvus de tels guides, l'importance du volume varie fortement d'un département à l'autre, en partie en raison du volume des archives elles-mêmes [2] : (par exemple, si le guide des Alpes-Maritimes de 1974 ne consacre qu'une demi-page à la série U, d'autres approchent la dizaine de pages).

Chaque chapitre du guide donne les clés de la composition des fonds de la série à laquelle il est consacré. Dans le peu d'espace disponible puisqu'il y a au moins une série par lettre de l'alphabet et donc autant de chapitres, cela revient à préciser l'origine des fonds et à en donner seulement le plan d'ensemble, et cela d'autant plus que le fonds est quantitativement important. Ceci est donc souvent complété par quelques mots sur son importance et le métrage linéaire est souvent précisé pour l'ensemble de la série ou pour chaque fond qu'elle comprend. Par exemple, le chapitre du guide de la Gironde de 1973 traitant de la série U (Justice 1800-1940) commence ainsi :

• (2000 mètres linéaires, non classés.)
• (Répertoires : voir ci-dessus, p. 71, n° 66.)
• Origine des fonds : Préfecture, tribunaux divers.

Dans sa présentation, plus ou moins explicitement[3], le rédacteur se préoccupe de la concordance entre ce qui devrait s'y trouver selon le cadre de classement de 1965 - qualitativement et quantitativement[4]- et ce qui s'y trouve effectivement compte tenu de l'histoire locale et des événements qui ont affecté ces archives depuis leur création - tant avant versement aux Archives que depuis ce versement, tris compris - Par exemple certains bombardements ont causé des destructions massives de documents dans les institutions qui les possédaient et d'autres dans les dépôts d'archives eux-mêmes.

Ensuite, le cœur de chaque chapitre se développe en suivant le calque fourni par la subdivision des fonds et détaille autant que possible - souvent sommairement - les sous-séries par quelques indications sur l'origine et type de document et la période concernée. Avec ces données, le chercheur peut faire une première vérification de l'adéquation de son objet de recherche et des documents communicables et éventuellement non communicables : si sa conclusion est positive, il note au moins le nom de la sous-série qui l'intéresse avec une éventuelle information précisant la nature et situation du répertoire de cette sous-série, indispensable répertoire qui a parfois été édité mais qui plus souvent sera présent sous forme de classeur(s) (voire de poste informatique) dans la salle de lecture ou à proximité. D'un guide à l'autre, en raison du cadre de classement national, ancien à ce niveau, les séries sont désignées très habituellement par la même lettre, tandis que les nombres qui sont affectés à chacune de leurs sous-séries présentent des variations plus ou moins importantes et qui peuvent être causes d'erreur en cas de transpositions simples, par exemple dans la série E, l'état civil sera ordinairement l'objet de la sous-série 3 E, mais aussi parfois « 4 E » ailleurs affecté par exemple aux actes notariés.

Enfin, chaque chapitre recense les principaux guides (!) complémentaires, c'est-à-dire les répertoires détaillés (en termes d'archiviste, les répertoires numériques) qui fournissent les cotes requises pour la communication des documents. Ces instruments de recherche, essentiels pour les chercheurs, sont souvent récapitulés en chapitres annexes, mais de nouveaux sont créés en permanence par le personnel et n'y sont pas cités. Son travail d'exploration peut être également assisté par quelques éléments bibliographiques.

La présentation de la série est parfois prolongée par des pistes de recherche en rapport avec ces fonds dans d'autres dépôts d'archives, comme les Archives communales, si une part du volume n'est pas par ailleurs entièrement consacrée à ces inventaires.

Selon l'administration à laquelle se rattache le service, selon les époques, une brève préface est signée d'une personnalité politique, présidents de conseils généraux essentiellement.

Quelques guides consacrent des chapitres aux Archives communales du département[5] ainsi qu'aux Archives hospitalières. Quelques-uns également comportent des pages de conseils spécifiques à différentes recherches, par exemple en histoire locale ou généalogie. Par contre, très rares sont les guides comportant au moins un index.

En matière d'illustrations, en fonction des capacités d'impression de l'époque et du budget, les guides reproduisent souvent des documents apparaissant comme les plus remarquables ou représentatifs dans ce département. Certains guides sont également illustrés de vues du bâtiment extérieures ou intérieures, ou encore de portraits d'anciens archivistes et directeurs du dépôt (conservateurs). Quelques cartes de géographie historique sont parfois incluses, et particularité, le guide du Loiret se termine par une annexe de quatorze cartes.

(autre tome en 1970 série G et H.)

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