Les modules
De quelques modules à des centaines dans un ERP, tous les modules sont reliés entre eux non pas par les fonctions mais par les liens définis sur leurs données communes.
Lors d'une saisie de réajustement de stock effectuée par un responsable d'entrepôt lors d'une opération d'inventaire, l'ERP après la prise en compte du mouvement de stock va créer en supplément une écriture comptable que devra valider le comptable qui sera alerté automatiquement par messagerie ou par tableau de bord
Les tables de la base de données
De quelques tables à des centaines différentes dans un ERP, toutes les tables liées entre elles par des identifiants. Toutes ces tables sont organisées de manière à répercuter l'information d'un module à l'autre.
Lors d'une correction de sigle d'entreprise cliente effectuée sur la table des comptes clients appartenant au module comptable va entraîner une mise à jour dans la table des clients appartenant au module GRC (gestion de la relation client)
Les flux de travaux (Workflow)
Un workflow est un flux d'informations au sein d'une organisation, comme par exemple la transmission automatique de documents entre des personnes.
Dans un ERP, on appelle « Workflow» (traduire littéralement « flux de travail ») la modélisation et la gestion informatique de l’ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation d'un processus métier (aussi appelé processus opérationnel ou bien procédure d'entreprise). Le terme de « workflow » pourrait donc être traduit en français par « gestion électronique des processus métier ». De façon plus pratique, le workflow décrit le circuit de validation, les tâches à accomplir entre les différents acteurs d'un processus, les délais, les modes de validation, et fournit à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche. Il permet ainsi un suivi très fin des processus une identification des acteurs impliqués dans ces processus (leur au passage précisant leurs rôles et les bonnes pratiques).
Pour un processus de publication de contenu en ligne sur INTERNET, un INTRANET ou un EXTRANET, l'ERP modélisera l'ordonnancement et les interactions, grâce à des outils spécifiques de gestion des flux, les tâches de l’ensemble de la chaîne éditoriale : spécification, rédaction, validation, publication
Les relations d'approbation
Les relations d'approbation représentent non seulement les permissions d'accès (création, lecture, modification, suppression, ...) données aux utilisateurs (menus, fonctions, données, ...), mais aussi les responsabilités relatives à leur métier (signature, validation, ...). Seules les actions autorisées à l'utilisateur sont possibles dans l'ERP.
Sur le poste de travail de chaque utilisateur, les effets des relations d'approbation sont gérées soit par un menu, soit par un tableau de bord, soit par les deux.
Le demandeur d'un achat peut saisir directement sa demande, mais ne peut en général pas la valider, seul, un responsable des achats possédant le droit de signature pourra la valider (il aura été prévenu soit par messagerie, soit par tableau de bord); en cas d'absence du responsable des achats et après un temps déterminé, un autre signataire tel que son adjoint sera désigné et alerté par l'ERP
Le tracking
Le tracking est un système d'acquisition logicielle qui permet de recréer les mouvements d'une caméra ou d'un magnétophone réels sur un lecteur virtuel d'un ordinateur ou d'un téléviseur. Au sens ERP, c’est un système logiciel qui permet (comme pour la traçabilité alimentaire) de reconstituer l’origine d’une saisie, en enregistrant, en complément du contenu de cette saisie, un identifiant unique, une date, un auteur et un lieu de saisie.
lors d'une saisie d'écriture comptable, l'utilisateur saisit un contenu pour chaque mouvement (date, compte, journal, montant, débit ou crédit, ...), l'ERP enveloppe ce contenu d'un numéro unique d'opération, de la date du système, du lieu de saisie et de l'identifiant de l'utilisateur