Plan de classement

Un plan de classement est un outil d'organisation des documents conçu pour faciliter le classement et le repérage[1]. Il permet de s’orienter de manière logique et hiérarchique soit d'un sujet général à un sujet spécifique dans un fonds documentaire ou une collection[2],[3]. Qu'il soit issu du milieu bibliothéconomique ou archivistique, cet outil analytique reflète les activités et les visées de l’organisation dans laquelle il est utilisé[2]. Ainsi, la structure classificatoire se prête et s’ajuste à un environnement et un objectif donné[2].

À la British Library, exemple de documents classés sous un schéma de classification.

Dans le milieu archivistique, au Québec, le plan de classement a été rendu obligatoire pour tout organisme public par l’article 16 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels adoptée en 1982[4].

Terminologie

Différents termes sont utilisés pour désigner le plan de classement dans la littérature savante sans que le sens du terme soit modifié. Plusieurs chercheurs emploient communément les termes « plan de classification » ou « schéma de classification »[5],[6],[7]. En 1987, Jacques Maniez, dans son livre Les langages documentaires et classificatoires, suggère l'utilisation du terme « langage classificatoire » [7]. Du côté anglophone, on retrouve les termes « file classification scheme » et « file plan »[8].

Fonctions

Le plan de classification est un outil à trois fonctions qui sont les suivantes : une fonction intellectuelle qui définit les concepts, idées et sujets qui seront inclus dans la structure classificatoire, une fonction bibliographique qui cartographie le contenu documentaire dans une structure ordonnée et une fonction physique qui vise à guider un rangement ordonné des documents[9],[10].

Avantages

L’utilisation à bon escient d’une structure classificatoire est un signe de bonnes pratiques chez toutes organisations[6]. En effet, imposer une uniformité dans l’interprétation et le rangement des documents et des connaissances apporte de nombreux avantages[5]. Que ce soit sur le plan de l'archivistique ou de la bibliothéconomie, les avantages sont les suivants : augmentation de l’efficacité de la recherche et du repérage des documents, augmentation de la performance de l’organisation, amélioration de la gestion des documents dans son cycle de vie et de la masse documentaire, veille au respect des obligations légales et éthiques quant à l’accès à l’information, assure le respect de la vie privée et de la neutralité, neutralisation des effets néfastes de la mobilité des employés et sauvegarde la mémoire organisationnelle[6],[5],[11]. De plus, il est un guide et une référence pour l’amélioration et la conception d'autres outils complémentaires et plus spécifiques permettant une meilleure gestion documentaire[5].

Structure du plan de classement en archivistique

Le plan de classement comprend des classes qui sont des entrées dans le plan de classement et constituent « un ensemble d’objets couverts par une même activité »[12]. Il est généralement divisé en deux catégories soit les documents de fonction et les documents de gestion. Chacun des documents et dossiers est classé selon une codification pouvant prendre trois formes (numérique, alphabétique ou alphanumérique) et permettant de repérer rapidement l'information[6].

Il n’y a pas de plan de classement universel, bien qu’il existe des plans de classification type, par exemple le Plan de classification type des documents de gestion gouvernementaux[13], celui-ci devrait être conçu pour être représentatif des activités propres à chaque organisme[14]. Loin d’être un outil rigide intellectuellement, il évolue selon le contexte et les besoins d’une organisation donnée[2],[15].

Il existe plusieurs façons d’organiser le plan de classement soit par activité, par thèmes et par typologie documentaire[16]. Le modèle structurel le plus répandu est de type hiérarchique, car « il est plus simple à construire et à utiliser par le personnel administratif[17] ». Cependant, il y a aussi le modèle en liste et le modèle à facettes[18].

Schéma de classification en bibliothéconomie

On peut parler de plan de classement dans une bibliothèque pour indiquer dans quel ordre les livres sont mis sur les étagères. De nombreuses bibliothèques utilisent des classifications à caractère général comme la classification décimale de Dewey[19].

Notes et références
  1. Aude Collet, « Le plan de classement des documents dans un environnement électronique : concepts et repères », La Gazette des archives, vol. numéro 228,‎ , p. 247 (lire en ligne)
  2. Jean-Michel Salaün et Clément Arsenault, Introduction aux sciences de l'information, Montréal, Presses de l'Université de Montréal, , 71 p. (ISBN 9791036502156)
  3. Gouvernement du Québec, « Fiche du terme : Plan de classification - Thésaurus de l'activité gouvernementale », sur www.thesaurus.gouv.qc.ca (consulté le )
  4. Gouvernement du Québec, « A-2.1 - Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels » (consulté le )
  5. Carol Couture, Les fonctions de l'archivistique contemporaine, Québec, Les Presses de l'Université du Québec, , 221 p. (ISBN 9782760521315), « Chapitre 6 La classification »
  6. Bibliothéque et Archives nationales du Québec, « Plan de classification », sur BAnQ Archives (consulté le )
  7. Sabine Mas, Schémas de classification et repérage des documents administratifs électroniques dans un contexte de gestion décentralisée des ressources informationnelles, Montréal, Université de Montréal, , 15 p. (lire en ligne)
  8. United Nations, « File Classification », sur Archives and Records Management Section
  9. M.P. Satija, « The revision and future of Colon classification », Knowledge Organization, vol. vol. 24 (no 1),‎ , p. 21 (lire en ligne)
  10. Bertrand Calenge, Mettre en oeuvre un plan de classement, Villeurbanne, Presses de l’ENSSIB, , 9 p. (ISBN 9782375460283)
  11. Bertrand Calenge, Mettre en oeuvre un plan de classement, Villeurbanne, Presses de l’ENSSIB, , 14 p. (ISBN 9782375460283)
  12. Aude Collet, « Le plan de classement des documents dans un environnement électronique : concepts et repères. », La Gazette des archives, vol. numéro 228,‎ , p. 247 (lire en ligne)
  13. Denis Casault, Plan de classification type des documents de gestion gouvernementaux, Québec, Publications du Québec, , 108 p. (ISBN 9782551164783)
  14. Sabine Mas, Schémas de classification et repérage des documents administratifs électroniques dans un contexte de gestion décentralisée des ressources informationnelles, Montréal, Université de Montréal, , 28 p. (lire en ligne)
  15. Bertrand Calenge, Mettre en œuvre un plan de classement, Villeurbanne, Presses de l'ENSSIB, , 10 p. (ISBN 9782375460283)
  16. Aude Collet, « Le plan de classement des documents dans un environnement électronique : concepts et repères. », La Gazette des archives, vol. numéro 228,‎ , p. 248-249 (lire en ligne)
  17. Sabine Mas, Schémas de classification et repérage des documents administratifs électroniques dans un contexte de gestion décentralisée des ressources informationnelles, Montréal, Université de Montréal, , 31 p. (lire en ligne)
  18. Aude Collet, « Le plan de classement des documents dans un environnement électronique : concepts et repères. », La Gazette des archives, vol. volume 228,‎ , p. 251 (lire en ligne)
  19. Jean-Michel Salaün et Clément Arsenault, Introduction aux sciences de l'information, Montréal, Presses de l'Université de Montréal, , 72-74 p. (ISBN 9791036502156)

Bibliographie
  • Bibliothèque et Archives nationales du Québec. "Plan de classification". BAnQ Archives .
  • Calenge, Bertrand (2009). Mettre en œuvre un plan de classement . Villeurbanne: Presses de l’ENSSIB. 203 p. (ISBN 9782375460283).
  • Casault, Denis (1995). Plan de classification type des documents de gestion gouvernementaux . Québec: Publications du Québec. 108 p. (ISBN 9782551164783).
  • Couture, Carol (1999). "Chapitre 6 La classification". Les fonctions de l'archivistique contemporaine . Québec: Les Presses de l'Université du Québec. 559 p. (ISBN 9782760521315).
  • Gouvernement du Québec (). "A-2.1 - Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels".
  • Gouvernement du Québec. "Fiche du terme : Plan de classification - Thésaurus de l'activité gouvernementale". www.thesaurus.gouv.qc.ca.
  • Mas, Sabine (2007). Schémas de classification et repérage des documents administratifs électroniques dans un contexte de gestion décentralisée des ressources informationnelles . Montréal: Université de Montréal. 359 p.
  • Salaün, Jean-Michel; Arsenault, Clément (2009). Introduction aux sciences de l'information . Montréal: Presses de l'Université de Montréal. 239 p . (ISBN 9791036502156).
  • Satija, M.P. (1997). "The revision and future of Colon classification" (PDF). Knowledge Organization . vol. 24 (no 1), p.18-23.
  • United Nations. "File Classification". Archives and Records Management Section.

Voir aussi

Articles connexes

Liens externes
  • Sciences de l’information et bibliothèques
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